Rodo - Klub Pod Palmą

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W STOWARZYSZENIU STUDENTÓW I ABSOLWENTÓW UNIWERSYTETU RZESZOWSKIEGO

Z SIEDZIBĄ W RZESZOWIE

DEFINICJE

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.,
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Administrator Danych Osobowych (ADO) – podmiot, który decyduje o środkach i celach przetwarzania danych osobowych.

Przetwarzanie – operacje na danych osobowych takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Dane osobowe – rozumie się przez to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”).

Osoba, której dane dotyczą – rozumie się przez to każdą osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora Danych Osobowych.

WPROWADZENIE

Zapewniając bezpieczeństwo i poufność powierzonych danych osobowych poprzez ochronę interesów oraz praw osób, których dane dotyczą, a także przyjmując postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a także Ustawy z dnia 10 maja 2018 r., o ochronie danych osobowych oraz wydane w ich oparciu przepisy szczególne innych Ustaw i aktów wykonawczych, Stowarzyszenie Studentów i Absolwentów Uniwersytetu Rzeszowskiego z siedzibą w Rzeszowie, przy ul. Cichej 4; 35 - 326Rzeszów, zarejestrowana w Rejestrze Stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000191916, dla której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, posiadająca numer NIP: 8133345498 oraz REGON: 691771765 (dalej „Stowarzyszenie”) wprowadza niniejszą Politykę Przetwarzania Danych Osobowych. Dokument ma w szczególności na celu spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą tj. zagwarantowanie skutecznej realizacji praw i wolności podmiotów danych.

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Realizując zasady określone w RODO, a w szczególności zasady integralności i poufności oraz rozliczalności przetwarzania danych osobowych, Stowarzyszenie wdrożyło zabezpieczenia techniczne
i organizacyjne gwarantujące ochronę praw osób, których dane dotyczą m.in. poprzez umożliwienie wykonywania czynności na danych tylko i wyłącznie osobom upoważnionym przez ADO, dobór podmiotów świadczących usługi na rzecz Stowarzyszenia, którespełniają wymagania określone w RODO, zabezpieczenie infrastruktury informatycznej przed nieuprawnionym dostępem czy też monitorowanie i rejestrowanie czynności przetwarzania. Stowarzyszenie kontroluje stosowane rozwiązania techniczne i organizacyjne i regularnie dostosowuje je do ewentualnych zagrożeń.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Studentów i Absolwentów Uniwersytetu Rzeszowskiego (dalej „Stowarzyszenie”) przy ul. Cichej 4; 35 – 326 Rzeszów. Z Administratorem Danych osobowych można się kontaktować:

· telefonicznie: (+48) 17 872 3952,

· listownie, na adres: ul. Cicha 4; 35 – 326 Rzeszów,

· za pośrednictwem poczty e – mail, na adres: rzeszow.palma@gmail.com.

PODSTAWY PRAWNE I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

KLIENCI/ UCZESTNICY IMPREZ, KONCERTÓW

Dane osobowe będą przetwarzane w celupodjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz prawidłowegoświadczenia usług przez Stowarzyszenie tj. organizacji oraz przebiegu imprez oraz koncertów w klubie „Pod Palmą”– art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa np. wystawiania i przechowywania właściwych dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – obowiązek prawny ciążący na ADO. Dodatkowo Stowarzyszenie będzie przetwarzało dane osobowe w ramach swojego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest m.in. rozpatrywanie składanych reklamacji oraz skarg, windykacji nieopłaconych należności względem Stowarzyszenia, a także ustalenia oraz dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

USŁUGODAWCY/ KONTRAHENCI

Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane osobowe będą przetwarzane także w celu wypełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Stowarzyszeniu, które są określone w obowiązujących przepisach prawa (np. wystawiania i przechowywania właściwych dokumentów księgowych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny spoczywający na ADO. Stowarzyszenie może również przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniamiwynikłymi na tle realizacji umowy. W takim przypadku dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesemStowarzyszenia.

KORESPONDENCJA TRADYCYJNA ORAZ E – MAIL

Dane osobowe przetwarzane będą do celów związanych z prowadzoną korespondencją
w zależności od jej zakresu m.in.w celu obsługi klientów w zakresie imprez i koncertów organizowanych przez Stowarzyszenie (odpowiedzi na zapytania czy reklamacje).Wówczas przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się kolejno na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – tj. realizacji umowy bądź podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesem ADO, którym jest dbałość o prawidłowe wykonywanie usług. Dane osobowe mogą być również przetwarzane w przypadku dochodzenia praw oraz obrony przed roszczeniami skierowanymi przeciwko Stowarzyszeniu.W takim przypadku ADO będzie przetwarzał dane osobowe również w ramach swojego prawnie uzasadnionego interesu.

KONTAKT TELEFONICZNY

W przypadku kontaktu telefonicznego np. w celu zapoznania się z ofertą imprez lub koncertów organizowanych przez ADO, dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w związku z prawnie uzasadnionym interesem ADO, którym jest przedstawianie ofert imprez lub koncertów organizowanych przez Stowarzyszenie. ADO lub upoważniony pracownik może poprosić o podanie danych umożliwiających identyfikację osoby jeżeli powstanie taka konieczność.

SOCIAL MEDIA

W przypadku gdy, osoba której dane dotyczą dokonała subskrypcji fanpage Stowarzyszenia „Pod Palmą” poprzez kliknięcie ikony „Lubię to”, „Obserwuj” lub „Subskrybuj”, lub opublikowała komentarz pod którymkolwiek z postów na fanpage’u, ADO będzie przetwarzał dane osobowe w celu prowadzenia fanpage na danym portalu społecznościowym, na warunkach oraz na zasadach określonych przez dany serwis internetowyoraz informowania za jego pomocą o aktywności, promowaniu organizowanych wydarzeń, produktów oraz usług, w celu komunikacji za pośrednictwem dostępnych funkcjonalności danego serwisu (komentarze, chat, wiadomości etc.), w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz w celach analitycznych dotyczących analiz funkcjonowania, popularności, sposobu korzystania z fanpage’ana podstawie art. 6 ust. 1 lit f. RODO – prawnie uzasadniony interes ADO.

W ramach powyższego ADO informuje, iż dane osobowe są pozyskiwane od konkretnego serwisu społecznościowego za pośrednictwem, którego dokonano kliknięcia właściwej ikony „Lubię to”, „Obserwuj” lub „Subskrybuj” lub wpisów dokonanych na fanpage’u na danym portalu. ADObędzie przetwarzał podstawowe dane identyfikacyjne tj. imię i nazwisko w zakresie opublikowanym przez osobę której dane dotycząna profilu danego serwisu społecznościowego orazanonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających fanpage’a, które są gromadzone dzięki „plikom cookies”, z których każdy zawiera niepowtarzalny kod użytkownika, który można powiązać z danymi połączenia użytkownika zarejestrowanego w serwisie internetowym, a który zostaje pobrany i przetworzony
w chwili otwarcia fanpage’a.

REKRUTACJA

W przypadku złożenia/przesłania do Stowarzyszenia CV lub listu motywacyjnego, dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzoną rekrutacją oraz podjęciem przez ADO czynności przed zawarciem umowy, a także w związku z obowiązkami prawnymi spoczywającymi na Stowarzyszeniu, które wynikają z Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy. W przypadku gdy ADO będzie potrzebował dodatkowych danych (poza danymi określonymi w art. 22¹ § 1 i 3 Ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy), ADO będzie je przetwarzał tylko i wyłącznie na podstawie uprzednio udzielonej zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. ADO będzie przetwarzał dane osobowe również na potrzeby przyszłych rekrutacji, jednakże tylko i wyłącznie w sytuacji gdy uzyska na takie działania pozwolenie w postaci odpowiedniej zgody, wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą.

MONITORING WIZYJNY

Dane osobowe przetwarzane są w celu ochrony mienia oraz zapewnienia porządku i bezpieczeństwa uczestników imprez organizowanych przez Stowarzyszenie, a także rozstrzygania sytuacji konfliktowych. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.Zapisy monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez Administratora danych osobowych przez okres 4 dni.

WIZERUNEK

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu publikacji wizerunku na stronie internetowej, mediach społecznościowych, w materiałach reklamowych bądź ofertowychStowarzyszenia, wówczas dane osobowe będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody tj. na podstawie art. 6 ust. lit. a RODO.

PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY

Osoba, której dane dotyczą ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej na adres: ul. Cichej 4; 35 – 326 Rzeszów, elektronicznej na adres poczty e – mail: rzeszow.palma@gmail.com lub osobiście w siedzibie Administratora danych osobowych.

ODBIORCY DANYCH

Przetwarzane przez ADO dane osobowe mogą być ujawniane tylko i wyłącznie upoważnionym osobom w ramach struktury organizacyjnej Stowarzyszenia,podmiotom przetwarzającym dane osobowe na podstawie zawartych umów powierzenia lub innym administratorom danych przetwarzającym dane osobowe we własnym imieniu (w zależności od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych osobowych), m.in.podmiotom świadczącym usługi księgowe,audytowe,ubezpieczeniowe, pomoc prawną, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom świadczącym usługi teleinformatyczne (np. utrzymanie systemów informatycznych),udostępniające narzędzia lub obsługujące systemy teleinformatyczne,firmy prowadzące kampanie marketingowe, podmioty prowadzące działalność płatniczą (np. banki lub operatorzy płatności internetowych),a także podmiotom uprawnionym, w przypadku gdy wykażą interes prawny lub faktyczny w otrzymaniu danych osobowych np. Sądy, Prokuratura, Komornicy sądowi czy Policja.

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH

Stowarzyszenie przetwarza dane osobowe przy uwzględnieniu podstawy prawnej oraz celu przetwarzania przy zachowaniu okresów przetwarzania danych osobowych, a także:

· jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), ADO przetwarza dane osobowe do czasu jej wycofania.

· jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. w celu realizacji umowy bądź podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy ADO przetwarza dane do czasu jej realizacji (chyba, że obowiązek dalszego przetwarzania wynika z obowiązujących przepisów prawa np. Ustawy z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości).

· gdy przetwarzanie danych osobowych określają przepisy obowiązującego prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wówczas ADO przetwarza dane osobowe przez okres wynikający z tych właściwych przepisów.

· jeżeli Stowarzyszenie przetwarza dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), wtedy dane osobowe są przetwarzane aż do realizacji tego interesu, lub do czasu zgłoszenia sprzeciwu (np. w przypadku marketingu bezpośredniego usług własnych). Okres przetwarzania danych może być wydłużony w sytuacji gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami(np. dane z monitoringu wizyjnego mogą być przetwarzane do czasu zakończenia postępowania sądowego lub likwidacji szkody, dane osobowe mogą być przetwarzane również do czasu przedawnienia roszczeń w oparciu o obowiązujące przepisy prawa).

Po realizacji ostatniego z celów, dla którego dane zostały pozyskane, dane osobowe są niezwłocznie usuwane lub archiwizowane przy uwzględnieniu właściwych przepisów RODO.

ZAKRES PRZYSŁUGUJĄCYCH PRAW

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Stowarzyszenie oraz w celu zapewnienia rzetelności i przejrzystościprzetwarzania, ADOinformuje o prawach, które przysługują osobom których dane dotyczą:

· Prawo dostępu do danych, w tym prawo do uzyskania kopii danych – ADO przekazuje osobie której dane dotyczą informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania, a także
o zakresie danych, które są przetwarzane. ADO przekazuje ponadto kopię danych osobie występującej z żądaniem przekazania kopii danych,

· Prawo do sprostowania danych (poprawienia danych) – ADO na żądanie osoby, której dane dotyczą prostuje dane nieprawidłowe lub uzupełnia dane niekompletne.

· Prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) – osoba, której dane dotyczą może żądać od ADO usunięcia danych, w sytuacji gdy jej zdaniem nie służą one realizacji żadnego celu przetwarzania.

· Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – ADO zaprzestaje przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania działań uzgodnionych z osobą, której dane dotyczą, w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub przetwarzane są niezgodnie z prawem, a także przypadkach gdy ADO nie potrzebuje zgromadzonych danych ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami bądź na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania,

· Prawo do wniesienia sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, chyba że ADO wykaże istnienie ważnych – prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania,

· Prawo do przenoszenia danych – osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać od ADO dane jej dotyczące w formacie, który daje możliwość odczytania danych przez komputer. Osoba, której dane dotyczą ma prawo również do żądania przesłania tych danych (jeżeli możliwości techniczne na to pozwolą) innemu podmiotowi.

ADO nie jest zobowiązany do realizacji wszystkich ww. uprawnień, w każdym zakresie i w każdym przypadku. Konkretne uprawnienia przysługują bowiem w zależności od tego na jakiej podstawie prawnej oparte jest przetwarzanie i jaki jest jego cel.

ADO informuje również, o przysługującym prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego
w przypadku gdy dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującym prawem. Organem nadzorczym w kwestii ochrony danych osobowych jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2; 00 – 193 Warszawa).

OBOWIĄZEK/DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH

Podanie ADO danych osobowych, które są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO tj. na podstawie zgody jest dobrowolne. Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wówczas podanie danych jest wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Podanie danych objętych art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. obowiązkiem prawnym ciążącym na ADO jest warunkiem ustawowym. Niepodanie danych osobowych w zależności od konkretnej przesłanki przetwarzania określonej powyżej, może skutkować brakiem możliwości realizacji przez ADO poszczególnych celów, dla których dane osobowe są pobierane.

REALIZACJA PRAW, OSÓB KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

ADO komunikuje się z osobą, której dane dotyczą w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, a także prowadzi komunikację w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie, jak również ustnie, o ile potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą. Odpowiedzi udziela się bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania ADOpoinformuję osobę, której dane dotyczą
o takim przedłużeniu terminu. ADO w ramach powyższej komunikacji nie pobiera opłat, może jednak pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań. Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, ADO może odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany jak również nie podlegają profilowaniu.